La SUNAT mediante la Resolución Nº 154-2008-SUNAT aprobó el procedimiento para la reconstrucción de expedientes administrativos que se tramitan ante dicha administración fiscal.

Dicho proceso permitirá rehacer los expedientes extraviados o sustraídos, facilitando la atención de los reclamos de los contribuyentes, cuyos trámites estaban paralizados y sin atención a la fecha.

La reconstrucción de expedientes procederá en cuatro casos. Primero, de extravío: pérdida total o parcial del expediente; luego, siniestro: daño o destrucción del expediente por caso fortuito o fuerza mayor; tercero, robo o hurto: la sustracción o apoderamiento ilícito de expedientes mediante la fuerza o sin ella; y, finalmente, el deterioro, entendida como el menoscabo parcial o total del contenido de un expediente, debido a su desgaste.
El procedimiento, además, se iniciará con la resolución emitida por el jefe que declare el extravío, siniestro, robo o sustracción del expediente, y ordene su reconstrucción.

La resolución precisará la materia del expediente objeto de reconstrucción, nombre del administrado, así como dispondrá que los administrados presenten las copias de los escritos, solicitudes, recursos, actas de audiencias y demás componentes del expediente que conserven en su poder, los cuales deberán ser presentados en la mesa de partes de la dependencia que emitió la resolución, dentro del plazo de tres días de notificado el requerimiento.

El procedimiento para la reconstrucción de un expediente será el siguiente:

• Constatado el extravío del expediente (de oficio o a requerimiento del contribuyente), este hecho se informará al jefe del área correspondiente, quien designará al funcionario que por un plazo máximo de 5 días hábiles realizará las investigaciones, informando si se ubicó o no el expediente.
• En caso de ocurrido un siniestro se seguirá el trámite anterior, pero si el caso involucra la pérdida de más de 5 expedientes, en el informe se detallarán las causas y grado de deterioro, adjuntándose el expediente deteriorado, de ser posible.
• En caso de hurto o robo, el encargado de las investigaciones, en coordinación con el área jurídica, procederá a efectuar la denuncia policial correspondiente.
• Por cada expediente, el jefe de área emitirá una resolución declarando el extravío, siniestro, robo o sustracción, según corresponda, ordenando su reconstrucción. Se notificará al involucrado para que en 3 días hábiles, presente copia de escritos, solicitudes y otros documentos del expediente que tuviera en su poder.
• El funcionario encargado de la reconstrucción notificará al contribuyente para que en un plazo de 3 días proceda a revisar el expediente reconstruido, formulando las observaciones del caso en 2 días.
• Vencidos los plazos se elaborará el informe de reconstrucción del expediente, tras lo cual se declara reconstruido el expediente. Si posteriormente se encuentra el expediente, se comunicará al jefe del área para que emita la "resolución de hallazgo".

Fuente: Diario oficial El Peruano 18.08.08