El Ministerio de la Producción (en adelante, el Ministerio) ha emitido la Directiva General N° 001-2011-PRODUCE (en adelante, la Directiva), a través de la cual busca establecer disposiciones que permitan estandarizar y regular el proceso de atención de los administrados, sus representantes y/o abogados, para acceder a la información contenida en el expediente de los procedimientos administrativos en que sean parte, así como también sobre el proceso de atención para las audiencias con las autoridades a cargo de resolver  sus peticiones.

 

Respecto de su ámbito de aplicación, la Directiva es obligatoria para todos los órganos del Ministerio que tienen bajo su responsabilidad o en custodia, expedientes administrativos referidos a procedimientos de los cuales los administrados sean parte.

Ahora bien, según se dispone en su numeral 5, el administrado (en sentido estricto) es quien promueve como titular de derechos o intereses legítimos individuales o colectivos, y/o aquel que, sin haber iniciado el procedimiento, posea derechos o intereses legítimos que puedan resultar afectados por la decisión a adoptarse. Así mismo, salvo en los casos de los literales g) y h) de su numeral 6.4, el término administrado también se referirá a su representante legal o a su abogado.

A continuación, un breve resumen de sus principales disposiciones:

En la sección referida al Acceso al Expediente, se dispone lo siguiente:
 
- El horario fijado de atención al público en el Ministerio es de lunes a viernes de 8:30 a.m - 4:30 p.m.    
- El pedido de acceso se puede hacer verbalmente y se concede de inmediato, sin necesidad de resolución expresa, en la dependencia en que se encuentre el expediente, aunque no sea la unidad de recepción documentaria.
- El acceso al expediente se realizará en un ambiente adecuado y que reúna las condiciones de seguridad, y contará con un sistema de vigilancia.
- Toda dependencia que tenga bajo su responsabilidad o custodia expedientes administrativos, deberá designar a una persona del área para que se haga cargo de los pedidos de acceso a los expedientes. Esta persona no podrá participar en la evaluación del expediente ni emitir informe alguno.
- Será responsabilidad de esta persona: ubicar físicamente el expediente solicitado, verificar la cantidad de folios antes y después de su lectura, verificar que el solicitante tenga la condición de administrado, representante legal o abogado, recabar la firma del administrado en la constancia de acceso al expediente, llenar debidamente la constancia de accesos al expediente, anexar al expediente la constancia de acceso al mismo, custodiar el expediente durante su acceso, salvaguardando su intangibilidad, confeccionar y llevar un registro sobre el recorrido del expediente, a fin de identificar a las personas que han accedido al mismo, etc.
- Adicionalmente, en caso el administrado acceda directa y espontáneamente al expediente donde obre un acto administrativo aún no notificado, podrá recabar su copia única, dejándose constancia de está situación en el expediente, quedando la autoridad dispensada de notificarle el acto, a dicho administrado.

De otro lado, en la sección referida a la Audiencia , se indica lo siguiente:

- Recibida la solicitud de audiencia, en un plazo máximo de 5 días la autoridad que resolverá el procedimiento, programará la fecha y hora en que ésta se realizara.
- Las audiencias se programaran de lunes a viernes, entre las 9:00 a.m – 11:30 a.m, conforme al cronograma establecido por la autoridad. Excepcionalmente, en casos debidamente motivados, se podrá programar día y hora distintos de los indicados.
- La autoridad que brindará la audiencia debe notificar debidamente al solicitante, indicando la fecha y hora en que se programe la diligencia.
- Antes del inicio de la audiencia, se verificará que la persona que hará uso de la palabra, tenga la condición de administrado, representante legal o abogado. Caso contrario, no se realizara tal diligencia.
- Se elaborará una constancia de la realización de la audiencia que consignará los datos principales de quien o quienes se presentaron a la audiencia, la dependencia, fecha y hora en que se realiza la diligencia.
- La constancia de la realización de la audiencia, debidamente firmada por la autoridad y el administrado, se anexará al expediente.

Por último, en la sección referida a los deberes de los administrados, se establecen los siguientes deberes, que de ser incumplidos generan responsabilidad al administrado, de acuerdo con el ordenamiento jurídico:

- Abstenerse de solicitar actuaciones dilatorias, o que de otra forma afecten el principio de conducta procedimental.
- Abstenerse de formular pretensiones o articulaciones ilegales, de declarar hechos contrarios a la verdad o no confirmados como si fueran fehacientes.
- Respetar la intangibilidad del expediente.
- Abstenerse de ofrecer, dar o prometer, directa o indirectamente, a las personas que prestan servicios al Ministerio bajo cualquier modalidad, donativo, promesa o cualquier ventaja o beneficio, para sí o para tercero, para que realice u omita actos en violación de sus obligaciones.

Finalmente, cabe señalar que la presente directiva se encuentra publicada en el portal institucional del Ministerio de la Producción: http://www.produce.gob.pe.